ജോലിക്ക്‌ അപേക്ഷ അയക്കുമ്പോള്‍… -ഡോ.എന്‍.രാജന്‍

ജോലി ചെയ്യാനുള്ള താല്പര്യവും ഉത്സാഹവും നിരന്തരമായ പരിശ്രമവാസനയും
തൊഴില്‍ പരിചയവും സ൪വ്വോപരി ആശയവിനിമയത്തിനുള്ള കഴിവും ഉള്ളവരെയാന്നു ഒരു നല്ല സ്ഥാപനത്തിനാവശൃം. ഇക്കാര്യങ്ങളെല്ലാം വെളിവാക്കുന്നവയായിരിക്കണം ഉദ്യോഗാർത്ഥിയുടെ അപേക്ഷ

ജോലിക്കുവേണ്ടി സ്വന്തമായി ഒരപേക്ഷ തയ്യാറാക്കുവാ൯ കഴിവുള്ള ചെറുപ്പക്കാ൪
നന്നേ കുറവാണ്. പലപ്പോഴും മറ്റാരെക്കൊണ്ടെങ്കിലും എഴുതിക്കുകയാവും ചെയ്യുക.  അല്ലെങ്കില്‍ മു൯പാരെങ്കിലും എഴുതി അയച്ച അപേക്ഷയുടെ മാതൃകയില്‍ ഒന്നു തല്ലിക്കൂട്ടും. അക്ഷരതെറ്റുകളോ വ്യാകരണപിശകുകളോ ഒന്നും മനസ്സിലാക്കാതെ പകർത്തിയെഴുതിയതുപോലെ ഒന്ന്‍.  ഏതെങ്കിലും ടൈപ്പ്    റൈറ്റിംഗ് ഇന്സ്റ്റി റ്റൂട്ടില്‍‌ കൊടുത്തു ടൈപ്പ് ചെയ്യുകകൂടി ചെയ്താല്‍ എല്ലാമായി എന്നാണ് ധാരണ. ചിലര്‍ കൂടുതൽ കോ പ്പികളെടുത്തുവയ്ക്കും; ‘വാണ്ടഡ്’(WANTED) കാണുമ്പോള്‍ സമയം കളയാതെ അയയ്ക്കാമല്ലോ എന്നാണ് വിചാരം.

പക്ഷേ ഒന്നോർക്കു ക, നിങ്ങളയയ്ക്കുന്ന അപേക്ഷ നിങ്ങളുടെ വ്യക്തിത്വത്തിൻറെ യും പരീക്ഷായോഗ്യതയുടെയും കണ്ണാടിയാണ്. ജീവിതത്തോടുള്ള വീക്ഷണവും ചുറുചുറുക്കും അതില്‍ പ്രതിഫലിക്കും. അപേക്ഷയില്‍ കടന്നുകൂടുന്ന തെറ്റുകള്‍ നിങ്ങളുടെ അറിവില്ലായ്മയുടെ സൂചനയാണ്.  അതിൻറെ  രൂപഭംഗി ഒരു ജോലിചെയ്യുന്നതില്‍ നിങ്ങ ൾക്കുള്ള  ശുഷ്കാന്തിയും താല്പര്യവും വെളിവാക്കും.

ഒരു വലിയ പൊതുമേഖലാസ്ഥാപനത്തിലെ പേഴ്സണൽ  ഓഫീസില്‍ ജോലി ചെയ്തിരുന്ന ഘട്ടത്തില്‍ ഈ ലേഖകന് നിരവധി അപേക്ഷകള്‍ കാണാ൯ കഴിഞ്ഞിട്ടുണ്ട്. എത്ര നിരുത്തരവാദപരമായും അനവധാനതയോടുകൂടിയുമാണ് പലരും അപേക്ഷകള്‍ തയ്യാറാക്കുന്നതെന്നോ? കൻടീൻ  മസ്ദൂ൪ ജോലിക്കുവേണ്ടി വടിവൊത്ത കൈയ്യക്ഷരത്തില്‍ മനോഹരമായി തയ്യാറാക്കിയ അപേക്ഷകളും അക്കൂട്ടത്തില്‍ കണ്ടിട്ടുണ്ട്.  ഒന്നാന്തരം മാപ് ലിത്തോ പേ പ്പേറില്‍ ഇലക്ട്രോണിക് ടൈപ്പ്റൈറ്ററില്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്ത്, സര്ട്ടിഫിക്കറ്റുകളുടെ ഫോട്ടോസ്റ്റാറ്റ് കോപ്പികൾ വെച്ച്  ഭംഗിയായി
കുത്തിക്കെട്ടി പേഴ്സണൽ മാനേജരുടെപേര്ക്ക്  രജിസ്റ്റേര്ഡ് പോസ്റ്റില്‍ അപേക്ഷ അയക്കുന്ന ശുഭാപ്തി വിശ്വാസികളായ ഉദ്യോഗാ൪ത്ഥികളെയും കാണാറുണ്ട്‌.  ‘എങ്ങനെയെങ്കിലും ഒരു കടലാസ് അങ്ങെത്തിയാൽ രക്ഷ പെട്ടു’ എന്ന മനോഭാവത്തില്‍ എഴുതുന്നവരാണേറയും.

ജോലി ചെയ്യാനുള്ള താല്പര്യവും ഉത്സാഹവും നിരന്തരമായ പരിശ്രമവാസനയും
തൊഴില്‍ പരിചയവും സർവ്വോപരി ആശയവിനിമയത്തിനുള്ള കഴിവും ഉള്ളവരെയാണു ഒരു നല്ല സ്ഥാപനത്തിനാവശൃം. ഇക്കാര്യങ്ങളെല്ലാം വെളിവാക്കുന്നവയായിരിക്കണം ഉദ്യോഗാർത്ഥി യുടെ അപേക്ഷ.

ഒരു കാര്യംകൂടി ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതുണ്ട്.
നിങ്ങളോളമോ നിങ്ങളിൽ ക്കൂടുതലോ കഴിവുകളുള്ള നിരവധി ഉദ്യോഗാർത്ഥികള്‍
ഇതേ ജോലിക്കുവേണ്ടി മത്സരിക്കാനുണ്ടാവും. അവരെ പിന്നിലാക്കിയാലേ നിങ്ങൾക്ക്  ജോലി ലഭിക്കൂ. അത് അപേക്ഷ തയ്യാറാക്കുന്ന ഘട്ടം മുതലായാല്‍ കാര്യം കുറേക്കൂടി എളുപ്പമായി.

മാതൃകാപരമായ ഒരപേക്ഷക്ക് രണ്ടു ഭാഗങ്ങളുണ്ട്. ഒന്ന് ഉദ്യോഗാർത്ഥി യുടെ
യോഗ്യതയെയും തൊഴില്‍ പരിചയത്തെയുമൊക്കെപ്പറ്റിയുള്ള സമ്പൂർണ്ണ വിവരങ്ങള്‍ ഉ ൾക്കൊള്ളുന്ന   സംഗ്രഹം(Resume). രണ്ട് സംഗ്രഹം ഉള്ളടക്കം ചെയ്തുകൊണ്ട് ‘ ഞാന്‍ ഈ ജോലിക്ക് അപേക്ഷിക്കുന്നു’ എന്ന്‍ ഉദ്യോഗദാതാവിനെ അറിയിക്കുന്ന കത്ത്(Covering Letter) കത്തിൽത്തന്നെ അതിന്റെ ഒരു ഭാഗമായി സംഗ്രഹംകൂടി എഴുതുന്ന രീതിയുണ്ട്. ഏതു മാതൃക ഉപയോഗിച്ചാലും തരക്കേടില്ല. ഉദ്യോഗദാതാവിനെ അനുനയിപ്പിക്കുകയാണ്(Persuade) അപേക്ഷയുടെ ലക്ഷ്യം എന്ന്‍ പ്രത്യേകം ഓർമ്മിക്കുക.

വേക്കൻസി  അറിയിച്ചുകൊണ്ടുള്ള പരസ്യത്തിനു മറുപടിയായി തയ്യാറാക്കുന്നതോ,
അല്ലാതെ സ്വയമേവ അയച്ചുകൊടുക്കുന്നതോ ആവാം, അപേക്ഷ. ഭാരതത്തിലെ മിക്ക സ്ഥാപനങ്ങളും ‘ജോലി ഒഴിവുണ്ട്’ എന്ന അറിയിപ്പിനു മറുപടിയായിക്കിട്ടുന്ന
അപേക്ഷകള്‍ മാത്രമേ പരിഗണിക്കാറുള്ളൂ. ‘വിളിക്കാതെ സദ്യയുണ്ണാ൯ ചെന്നാല്‍
പന്തലിനുപുറത്ത്’ എന്നൊരു ചൊല്ലുണ്ടല്ലോ, ഈ ഗതിയാണ് മറ്റെല്ലാ അപേക്ഷകൾക്കും   സംഭവിക്കാറുള്ളത്. എന്നാല്‍ വിദേശരാജ്യങ്ങളിലെ മിക്ക സ്ഥാപനങ്ങളിലും, ഇങ്ങനെ വിളിക്കാതെ ചെല്ലുന്ന അപേക്ഷകൾക്കും   വേണ്ടത്ര പരിഗണന നല്കാുറുണ്ട്. പരിചയസമ്പന്നനും വിദഗ്ധനുമായ ഒരു തൊഴിലാളിയുടെ സേവനം സ്വമേധയാ ലഭിക്കുമെങ്കില്‍ വെറുതെ എന്തിനതു പാഴാക്കണം എന്നാണവരുടെ ചോദ്യം.

അപേക്ഷ തയ്യാറാക്കുന്നത്തിനു മുന്പ് ചെയ്യേണ്ട പ്രധാന കാര്യം  ആത്മ വിശകലനമാണ്. ഈ ജോലിക്ക് അപേക്ഷിക്കാന്‍ തക്ക യോഗ്യതകള്‍ തനിക്കുണ്ടോ?
ജോലി പരിചയമുണ്ടോ?  ഈ ജോലിക്ക് അപേക്ഷിക്കുമ്പോള്‍ തൊഴില്‍ ദാതാവ്
തന്നില്‍ നിന്നും പ്രതീക്ഷിക്കുന്നത് എന്തൊക്കെയായിരിക്കും?  അവയൊക്കെ
സാക്ഷാല്ക്കരിക്കാ൯ തനിക്കാവുമോ? എന്നിത്യാദി ചോദ്യങ്ങള്‍ സ്വയം
ചോദിച്ചുനോക്കണം.  ഇവയ്ക്കെല്ലാം തൃപ്തികരമായി ഉത്തരം നല്കാ൯ കഴിഞ്ഞാല്‍
നിങ്ങള്ക്ക് പേനയെടുക്കാം. സംഗ്രഹം തയ്യാറാക്കി ഒരപേക്ഷയെഴുതി എത്രയും
പെട്ടെന്ന്‍ തപാല്പ്പെ ട്ടിയിലിടാം.

സംഗ്രഹം തയ്യാറാക്കേണ്ടതെങ്ങനെ?

ഒരു നല്ല സംഗ്രഹത്തില്‍ പ്രധാനമായും നാലുകാര്യങ്ങള്‍ അടങ്ങിയിരിക്കണം.

1. വ്യക്തിപരമായ വിശദാംശങ്ങള്‍. 2.വിദ്യാഭ്യാസ യോഗ്യത. 3.  മുൻപരിചയം 4.പ്രമാണപുരുഷന്മാര്‍(reference), ഇവയെല്ലാം കൂടി പരമാവധി രണ്ടു പേജിൽക്കൂ ടുതല്‍ ദെ൪ഘൃത്തില്‍ എഴുതരുത്. രണ്ടു പേജിൽക്കൂടുതല്‍ ദെ൪ഘൃത്തില്‍ വാരിവലിച്ചെഴുതിയ സംഗ്രഹങ്ങള്‍ വായിക്കാന്‍ മിക്ക തൊഴില്‍ ദാതാക്കളും വിമുഖരാണെന്നാണ് പല പഠനങ്ങളും സൂചിപ്പിക്കുന്നത്.

1.      വ്യക്തിപരമായ വിശദാംശങ്ങള്‍
ഉദ്യോഗാർത്ഥിയെ സംബന്ധിച്ചുള്ള വ്യക്തിപരമായ വിശദാംശങ്ങള്‍ കഴിയുന്നത്ര
സത്യസന്ധമായി നല്കേണ്ടതാണ്. സത്യസന്ധത നൂറുശതമാനവും
പുല൪ത്തേണ്ടടതില്ലതാനും. ഉദാഹരണത്തിന് നിങ്ങള്‍ വിവാഹം  വേർപെ ടുത്തിയ
ആളാണെങ്കില്‍ marital status എന്നതിനെതിരെ ഇക്കാര്യം വെളിപ്പെടുത്തേണ്ടതില്ല.  പേര്, മേൽവിലാസം, ഉയരം, ഭാരം, ജനനത്തീയതി(ഇത് സൂചിപ്പിക്കുന്നതുകൊണ്ട് പ്രത്യേക പരിഗണന കിട്ടുമെങ്കില്‍ മാത്രം) എന്നീ വിവരങ്ങളാണ് ആദ്യം കൊടുക്കേണ്ടത്.

2.      വിദ്യാഭ്യാസ യോഗ്യത
ഏതൊരു തൊഴിലിനും അടിസ്ഥാന വിദ്യാഭ്യാസ യോഗ്യത നിശ്ചയിച്ചിട്ടുണ്ടാവും.
അതിൽ ക്കു റഞ്ഞ വിദ്യാഭ്യാസ യോഗ്യതയുള്ളവരുടെ അപേക്ഷ യാതൊരു കാരണവശാലും പരിഗണിക്കാറില്ല. അധിക യോഗ്യത സാധാരണഗതിയില്‍ ഒരധികപ്പറ്റായി കണക്കാക്കാറുമില്ല. അതുകൊണ്ട് പാസ്സാ യിട്ടുള്ള പരീക്ഷയെ സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങള്‍ പൂർണ്ണ മായും  ചേർക്കേണ്ട  ണ്ട്.  അടിസ്ഥാന വിദ്യാഭ്യാസ
യോഗ്യത ആദ്യം നല്കണം. മറ്റുള്ളവ അതിനു താഴെ എഴുതിയാല്‍ മതി.
അപേക്ഷിക്കുന്ന തൊഴിലുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പരീക്ഷകള്‍ വല്ലതും പാസ്സായിട്ടുങ്കില്‍ അക്കാര്യം പ്രത്യേകം സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കണം. ഉദാഹരണത്തിനു സ്റ്റോര്‍ കീപ്പ൪ തസ്തികയിലേക്ക് അപേക്ഷിക്കുന്ന  നിങ്ങള്‍ ജേർണ്ണലിസത്തിലും മെറ്റീരിയൽസ്  മാനേജ്മെമെൻറിലും  ഡിപ്ലോമ എടുത്തിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ മെറ്റീരി യൽസ് മാനേജ്മെൻറ്  ഡിപ്ലോമയുടെ കാര്യം കൂടുതല്‍ പ്രാധാന്യം നല്കി ചൂണ്ടിക്കാട്ടേണ്ടതുണ്ട്.

3.      തൊഴില്‍ പരിചയം
അപേക്ഷിക്കുന്ന തൊഴിലിലോ അതിനോട് ബന്ധപ്പെട്ട മറ്റേതെങ്കിലും തൊഴിലിലോ മുൻ പരിചയമുണ്ടെങ്കില്‍ ആ വിവരം അപേക്ഷയില്‍ കാണിച്ചിരിക്കണം. ജോലി ചെയ്ത സ്ഥാപനത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരം, തസ്തികയുടെ പേര്, ലഭിച്ചുകൊണ്ടിരിക്കുന്ന ശമ്പളം, ജോലി പാര്ട്ട്ടൈം  ആയിരുന്നെങ്കില്‍ അക്കാര്യം,  ആ ജോലി ഉപേക്ഷിക്കാനുള്ള കാരണം എന്നിവ വ്യക്തമായി എഴുതിയിരിക്കണം. പുതിയ ജോലിക്ക് അപേക്ഷിക്കുന്നതിനു തൊട്ടുമുന്പു ണ്ടായിരുന്ന ജോലിയുടെ കാര്യം ആദ്യം, അതിനുമുമ്പുണ്ടായിരുന്ന ജോലിയുടെ കാര്യം രണ്ടാമത് എന്നിങ്ങനെയുള്ള വിപരീത കാലാനുക്രമരീതി(Reverse Chronological Order) യിലാണ് തൊഴില്‍ പരിചയത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങള്‍ നല്‍കേണ്ടത്. ജോലിയുടെ പ്രത്യേക സവിശേഷതകള്‍ ചൂണ്ടിക്കാണിക്കുകയും വേണം.

4.പ്രമാണ പുരുക്ഷന്മാര്‍
ഉദ്യോഗാർത്ഥിയുടെ സ്വാഭാവത്തെക്കുറിച്ചും മറ്റു യോഗ്യതക്കളെക്കുറിച്ചും അന്വേഷിച്ചറിയുവാന്‍ ഉദ്യോഗാർത്ഥിയെ നന്നായി പരിചയമുള്ള രണ്ടു   വ്യക്തികളുടെ പേരും മേൽവിലാസവും കൊടുക്കേണ്ടതുണ്ട്.  രണ്ടു പേരെ പ്രമാണപുരുഷന്മാരാക്കുന്നതിനു മുൻപ്  ആ വ്യക്തികളുടെ  അനുവാദം  വാങ്ങിയിരിക്കേണ്ടതാണ്.  പഠിപ്പിച്ച അദ്ധ്യാപകരോ മുൻ തൊഴിൽ ദായകരോ . ആയ
രണ്ടു പേരുടെ പേരുകള്‍ നല്കുകയാണ് അഭികാമ്യം. നല്ല അഭിപ്രായമേ പറയൂ എന്ന്
ഉത്തമ ബോധ്യമുള്ളവരെ വേണം പ്രമാണ പുരുഷന്മാരാക്കാ൯.

മേൽപ്പറഞ്ഞ  നാലു പ്രധാന കാര്യങ്ങൾക്ക്  പുറമേ, ഉദ്യോഗാർത്ഥിയുടെ മറ്റു കഴിവുകളെക്കുറിച്ചുള്ള  വിവരങ്ങള്‍ കൂടി സംഗ്രഹത്തില്‍ ഉൾക്കൊള്ളിക്കാറുണ്ട്.
പ്രത്യേക ബഹുമതികളോ പുരസ്ക്കാരങ്ങളോ ലഭിച്ചുണ്ടെങ്കില്‍ അക്കാര്യം,
എന്‍.സി.സി, സ്കൌട്ട്‌, മിലിട്ടറി എന്നിവയില്‍ സേവനം അനുഷ്ടിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ അതേപറ്റിയുള്ള വിവരം,  സാമൂഹികസേവന സംഘടനകളില്‍
ഔദ്യോഗിക ഭാരവാഹിയായിരുന്നിട്ടുനെങ്കില്‍ ആ വിവരം, പ്രൊഫെഷനല്‍
സംഘടനകളില്‍ അംഗത്വമുണ്ടെങ്കില്‍ അക്കാര്യം എന്നിവയെല്ലാം സംഗ്രഹത്തില്‍
കാണിച്ചിരിക്കണം.

സംഗ്രഹം തയ്യാറാക്കാന്‍ ഉപയോഗിക്കുന്ന പദങ്ങളുടെ കാര്യത്തില്‍ പ്രത്യേകം
ശ്ര ദ്ധിക്കേണ്ടതുണ്ട്.  കഴിയുന്നത്ര കുറച്ചു പദങ്ങളെ ഉപയോഗിക്കാവൂ.
പലപ്പോഴും നിങ്ങളുടെ അപേക്ഷയോടോപ്പമുള്ള സംഗ്രഹം വിശദമായി
വായിക്കപ്പെടാറില്ല. തൊഴില്‍ ദാതാവ് അതിലൂടെ ഒന്ന് കണ്ണോടിക്കുക മാത്രമേ
ചെയ്തുള്ളൂ എന്നു വരാം.  അങ്ങനെ വരുമ്പോള്‍ ഒറ്റ നോട്ടത്തില്‍ തന്നെ
നിങ്ങളുടെ സവിശേഷ വ്യകത്വത്തെക്കുറിച്ചുള്ള അവബോധം സൃഷ്ടിക്കാന്‍
കഴിവുള്ളതായിരിക്കണം സംഗ്രഹം.  പ്രധാന തലക്കെട്ടുകൾക്ക്   അടിവര നല്കണം.
സംഗ്രഹം ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്ന പേപ്പറില്‍ സ്ഥലം അനാവശ്യമായി ഒഴിച്ചിടുന്നത്
അഭികാമ്യമല്ല. ഒരു പേജിജിൽത്ത ന്നെ കാര്യങ്ങലെല്ലാം പറഞ്ഞിരിക്കാ൯
ശ്ര ദ്ധിക്കണം.

ക്രിയകള്‍ ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ  അവ വിധ്യാത്മകവും (Positive) ചലനാത്മകാവുമായിരിക്കാന്‍ ശ്ര ദ്ധിക്കണ്ടതുണ്ട്. ഇത്തരം ചില പ്രധാനപ്പെട്ട ക്രിയാപദങ്ങള്‍ (Action Verbs) താഴെക്കൊടുക്കുന്നു.

Accomplished, Achieved, Assisted, Coached, Controlled, Co-ordinated, designed, Developed, Edited, Established, Founded, Guided, Initiated, Instituted, Invented, Managed, Obtained, Organized, Performed, Planned, Produced, Received, Reported, Selected, Served, Supervised, Taught, Trained, Volunteered, Wrote.

‘ജോലിക്ക് അപേക്ഷിക്കുന്നു’ എന്നു കാണിച്ചുള്ള കത്ത് ( Covering Letter ) ഓരോ ഉദ്യോഗത്തിനും പ്രത്യേകം പ്രത്യേകം തയ്യാറാക്കുന്നതാണ് ഉചിതം. കാർബൺ കോപ്പി യോ ഫോട്ടോസ്റ്റാറ്റ് കോപ്പിയോ ഉപയോഗിക്കരുത്. ആത്മവിശ്വാസം സ്ഫുരിക്കുന്ന
തരത്തിലുള്ളതായിരിക്കണം ഈ കത്ത്. ഇത്തരത്തിലുള്ള കത്തില്ലാതെ
അയക്കപ്പെടുന്ന ‘സംഗ്രഹം’ ചവറ്റുകുട്ടയില്‍ സ്ഥാനം പിടിക്കാനാണ് സാദ്ധൃത
എന്നോർക്കണം .

അടുത്ത പ്രാവശ്യം ജോലിക്ക് അപേക്ഷികുമ്പോള്‍ മുകളില്‍ പറഞ്ഞിരിക്കുന്ന
കാര്യങ്ങളെല്ലാം ഒന്നനുവർത്തിച്ചു  നോക്കൂ. ഫലം കാണാതിരിക്കില്ല.